5 pravidel pro váš time management

Pokud věčně nestíháte, měli byste si osvojit základní principy time managementu. Nedochvilnost se dá ještě snést, pokud jde o práci, která se týká jen vás. Horší je to v případě, kdy nedokončený úkol odevzdáváte za 5 minut dvanáct svému nadřízenému. Které zásady vám se stíháním termínů pomohou?

Plánujte střízlivě

Což neznamená, že si nemůžete dát panáka na posilněnou, ale na druhé straně nic se nemá přehánět. Ani práce, ani pití. Julian Tuwim, polský básník, to vyjádřil následujícím citátem:

„Hlavní rozdíl mezi velbloudem a člověkem: velbloud může celý týden pracovat a nemusí pít, člověk může pít celý týden a ani den pracovat.“

Nepřeceňujte vlastní síly: úkoly, které na vás další den čekají, plánujte tak, aby se daly zvládnout. Jistě už díky své praxi víte, jak dlouho vám která činnost zabere a kolik hodin zvládnete opravdu odpracovat.

Raději si úkolů naplánujte méně a nechte si určitou časovou rezervu - to pro případ, že by věci nešly podle plánu. K plánování využijte papírový diář či aplikaci, do které zapíšete každý nadcházející úkol.

Tipy na aplikace: Toggl

Toggl je tzv. trackovací aplikace - měří, kolik času vám která činnost zabere. V základní verzi je zdarma a používat se ji naučíte za pár minut. Základem jsou tzv. projekty, v rámci kterých se pak měří trvání jednotlivých činností.

Projekty od sebe můžete barevně odlišit - na první pohled tak vidíte, kolik času trávíte administrativou a kolik času opravdovou prací. Projekty můžete také seskupit pod různé klienty (to se hodí v případě, kdy pracujete pro více zákazníků). Snadno také vygenerujete přehled odpracovaných hodin za určité období.

Stanovte si priority

Rozhodněte se, co je důležité. Vyvarujte se snahy stihnout úplně všechno. Nepodaří se vám to a navíc se dostanete pod tlak a s vědomím, kolik práce vás čeká, budete mít vyšší tendenci prokrastinovat.

Zaúřadovat může také tzv. rozhodovací paralýza: jednoduše řečeno strávíte více času přemýšlením, jaké práci se věnovat než práci samotné. Jestliže termín pro dokončení stanoveného úkolu „hoří“, nesmíte jej dále odkládat. Naopak některé méně důležité činnosti lze přesunout až na následující den. Ideální ale samozřejmě je, pokud úkoly neplníte v den odevzdání.

Pokud náročný úkol udělat musíte, s klidem si řekněte o pomoc, je-li někdo takový zrovna po ruce. Naučte se odmítat zakázky a úkoly typu „Dodejte ASAP aneb včera bylo pozdě.“

Tip na aplikaci: Asana

Na organizování úkolů je jedním z nejlepších nástrojů Asana. V základní (bezplatné) verze vám umožní organizovat si práci do různých úkolů a přiřazovat jim termíny, kdy je třeba je splnit. Asana je vhodná i pro projektové manažery - lze v ní zobrazit např. postup projektů.

Jak je u aplikací pro time management zvyklem, v Asaně můžete jednotlivé úkoly filtrovat nebo je zobrazovat v různých módech. Aplikace vám také každé ráno pošle souhrn úkolů pro daný den.

Naučte se udržovat tempo

Pracovní program je potřeba si naplnit adekvátně, aby vám zbyl i čas na odpočinek. Není dobré mít práce v daný okamžik až nad hlavu, ale stejně tak zlé je nemít do čeho píchnout. Nicnedělání zabíjí kreativitu.

Snažte se eliminovat veškerá drobná přerušení. Zapomeňte na prohlížení sociálních sítí nebo diskuse s kolegy. Vytrhují vás ze soustředění. Nezapomínejte si však dělat občasné přestávky, během nichž se najíte, napijete nebo protáhnete.

Malý tip:
Nedokážete ignorovat blikající displej svého smartphonu? Zkuste si přečíst Puls od krále hororů Stephena Kinga. Třeba vás to jednou provždy vyléčí ze závislosti na „kouzelné“ krabičce. Anebo si nainstalujte aplikaci Forest. Zjistíte, že i odvykačka může probíhat zábavnou formou.

Tip na aplikaci: Freedom

Aplikace Freedom vám umožní na stanovenou dobu zablokovat všechny elektronické rušivé elementy: sociální sítě, weby, které nesouvisejí s vaší prací, aplikace - nebo dočasně zablokuje přístup k internetu. A to jak na počítači, tak na vašem smartphonu.

Freedom nabízí nastavení přesného času blokace, umožní vám měřit čas, který prokrastinováním na svých zařízeních strávíte a ještě vám přehraje hudbu pro lepší soustředění.

Jedinou nevýhodou je, že aplikace není zdarma: po 7denní zkušební době je třeba si ji předplatit. Měsíční předplatné vás vyjde na 6,99 dolaru, roční na 29 $.

Uplatněte v praxi Paretovo pravidlo

Paretovo pravidlo, platí i v time managementu, říká, že 80 % výstupů je výsledkem 20 % vstupů. V praxi to znamená, že má smysl soustředit se na 20 % úkolů (či klientů), kteří vytváří 80 % vašich příjmů.

Pokud zaznamenáte při své činnosti významný posun, bude se vám pracovat lépe. Dojde tak ke zvýšení vaší efektivity a prací budete trávit méně času. Nebo stejně, ale vyděláte více peněz.

Spřátelte se s budíkem

Ověřte si, zda jste skřivan nebo sova, a podle toho si nastavte vyhovující denní rytmus. Oddalované vstávání vás vždycky dostane do časové tísně. Osvojte si proto jednoduché pravidlo - jakmile budík zazvoní, automaticky vstaňte.

To se ovšem snadno řekne, praxe už je složitější. Dobrým trikem je nechat mobil v jiné místnosti; zároveň se tak odnaučíte projíždět před spánkem sociální sítě a internet. A pokud bez smartphonu po svém boku neusnete, pořiďte si starý dobrý budík.