Výběr a tisk obálek - návod, jak postupovat

Při výběru platí jednoduché pravidlo: do obálky formátu C se bez přeložení vejde formát papíru A takového čísla, jaké má obálka. Obálky typu C využívejte v případě, že zasíláte nejvýše několik papírů. Pro formální korespondenci se používají nejčastěji obálky C6/5, C7/6 a DL, které mají v pravém či levém dolním rohu průhledné plastové okénko pro adresu příjemce.

To ale není samozřejmě všechno. Existují také obálky formátu B, které jsou vhodné pro vložení:

• většího objemu listů formátu A (objemnější spisy, ale např. také časopisy, brožury),
• několika listů formátu B,
• několika obálek formátu C.

Materiál obálky

Materiál obálky vybírejte podle povahy obsahu, který zasíláte. Nejčastěji využívané jsou klasické papírové obálky - mají podobnou gramáž jako obyčejný kancelářský papír, tedy okolo 100 g/m2. Jsou levné a snadno je potisknete. Jejich nevýhodou je nízká odolnost proti mechanickému namáhání a vodě. Hodí se pro obyčejné dokumenty, reklamní materiály či transakční dopisy.

Proti vlhkosti a vodě nejsou odolné ani kartonové obálky, mají ale jiné výhody. Zpravidla jsou k dostání ve dvou variantách:

• Obálky z klasické lepenky - mají gramáž okolo 350 g/m² a jsou vhodné pro zasílání knih, časopisů a pevných předmětů; nejsou ale tak pevné jako obálky z vlnité lepenky.
• Obálky z vlnité lepenky - hodí se pro zasílání „měkkých“ předmětů; tento typ obálek je mimořádně odolný, skládá se z několika vrstev tzv. kraftového papíru o gramáži až 400 g/m².

Bezpečnostní obálky jsou vhodné pro důležité dokumenty a úřední dopisy. Před vlhkostí, teplem a světlem je totiž chrání speciální fólie.

Specialitou jsou pak obálky s vnitřní bublinkovou fólií, určené nejen pro přepravu křehkých objektů. Nechrání je jen proti poškození, ale izolují svůj obsah také proti vlhkosti a tepelnému poškození.

Tip: Pokud posíláte pravidelně větší množství korespondence, zvýšíte svou prestiž vlastními obrandovanými obálkami s logem a barvami své společnosti.

Typ lepení a vstupu

Druh lepení vybírejte podle toho, jestli obálky uzavíráte ručně nebo za vás tuto práci vykonává stroj:

• Navlhčovací pásek se používá nejčastěji při strojovém obálkování; lepidlo se aktivuje navlhčením, podobně jako u dopisních známek.
• Samolepící pásek se používá při ručním uzavírání obálek; lepící povrch je krytý papírem, který stačí odstranit a obálku zalepit. Alternativou jsou obálky s dvojící samolepících klop, které se při vzájemném kontaktu spojí.

Vstupem nazýváme otvor, kterým do obálky vkládáme obsah pošty. Delší strana se používá u klasických dopisních obálek a je vhodná pro menší množství listů. Kratší strana pro vstup se používá při posílání časopisů, katalogů či většího množství papírů. Tento typ obálky se označuje také jako „taška“.

Jak tisknout obálky (MS Office 365)

Tisk adres na obálky není nic složitého, vždy se ale nejprve ujistěte, ža vaše tiskárna tuto funkci podporuje.

Ve Wordu 365 probíhá tisk obálek skrze menu - přes kartu „korespondence“ a tlačítko „obálky“. V okně, které se vám po kliknutí otevře, máte možnost doplnit zpáteční (tedy svou) adresu. Pokud ji využijete, natiskne se do levého horního rohu.

Tip: Vkládání zpáteční adresy lze automatizovat. V menu klikněte na tlačítko „soubor“, poté na „možnosti“ a „upřesnit“. Adresu vložte do pole „poštovní adresa“.

Adresu příjemce vložíte na stejné kartě, do pole „doručovací adresa“. Dejte pozor, ať správně nastavíte parametry obálky, na kterou tisknete. Klikněte na tlačítko „možnosti“ a nastavte:

• formát obálky, na kterou budete tisknout,
• velikost a typ písma pro tisk adres.

Poté na kartě „možnosti tisku“ nastavte, do jakého zásobníku obálku vkládáte a jakým směrem - vyhnete se tak chybnému tisku. Pak už jen klikněte na tlačítko „tisk“. Celý proces shrnuje toto video: