Výběr a tisk obálek - návod, jak postupovat

21. 6. 2021

21. června 2021, 10:00 | Bez tisknutí obálek se v kanceláři neobejdeme. Zasíláme v nich důležitou dokumentaci obchodním partnerům, korespondenci klientům a jsou nedílnou součástí komunikace s úřady. Pojďme se podívat na to, jak obálky správně vybrat a tisknout.

To nejlepší z naší nabídky

Poštovní obálky reprezentují vaši firmu - jsou často prvním kontaktem s budoucími zákazníky či partnerskými firmami. Aby udělaly dobrý první dojem, je potřeba, abyste u obálek zvolili vhodné parametry, zejména:

  • velikost obálky,
  • materiál,
  • vhodný potisk a branding.

Jednotlivé parametry rozebíráme v následujících odstavcích.

Velikost obálky

Velikost obálky se odvíjí od formátu a počtu listů, které posíláte. Jednoduše řečeno - je potřeba zvolit takovou obálku, aby se do vše vešlo a bylo s ní možné bez problémů manipulovat. Formáty obálek standardizuje norma ISO 269. Mezi nejběžnější patří obálky typu C, které mají takovou velikost, aby pojaly listy formátu A.

Formát obálky

Rozměry

Vhodný pro

C3

324 × 458 mm

A3
1× přeložený A2
2× přeložený A1

C4

229 × 324 mm

A4
1× přeložený A3
2× přeložený A2

C5

162 × 229 mm

A5
1× přeložený A4
2× přeložený A3

C6

114 × 162 mm

A6
1× přeložený A5
2× přeložený A4

C6/5

229 × 114 mm

 

A4 přeložená delší stranou na třetiny

 

C7/6

162 × 81 mm

 

A5 přeložená delší stranou na třetiny

 

DL

220 × 110 mm

 

A4 přeložená delší stranou na třetiny (strojové obálkování)

Při výběru platí jednoduché pravidlo: do obálky formátu C se bez přeložení vejde formát papíru A takového čísla, jaké obálka. Obálky typu C využívejte v případě, že zasíláte nejvýše několik papírů. Pro formální korespondenci se používají nejčastěji obálky C6/5, C7/6 a DL, které mají v pravém či levém dolním rohu průhledné plastové okénko pro adresu příjemce.

To ale není samozřejmě všechno. Existují také obálky formátu B, které jsou vhodné pro vložení:

  • většího objemu listů formátu A (objemnější spisy, ale např. také časopisy, brožury),
  • několika listů formátu B,
  • několika obálek formátu C.

Formát obálky

Rozměry

Vhodný pro

B3

420 × 540 mm

B3
1× přeložený B2
2× přeložený B1
větší počet listů A3
několik obálek C3

B4

250 × 353 mm

B4
1× přeložený B3
2× přeložený B2
větší počet listů A4
několik obálek C4

B5

176 × 250 mm

B5
1× přeložený B4
2× přeložený B3
větší počet listů A5
několik obálek C5

B6

125 × 176 mm

B6
1× přeložený B5
2× přeložený B4
větší počet listů A6
několik obálek C6

istock-1139328229.jpg

Materiál obálky

Materiál obálky vybírejte podle povahy obsahu, který zasíláte. Nejčastěji využívané jsou klasické papírové obálky - mají podobnou gramáž jako obyčejný kancelářský papír, tedy okolo 100 g/m2. Jsou levné a snadno je potisknete. Jejich nevýhodou je nízká odolnost proti mechanickému namáhání a vodě. Hodí se pro obyčejné dokumenty, reklamní materiály či transakční dopisy.

Proti vlhkosti a vodě nejsou odolné ani kartonové obálky, mají ale jiné výhody. Zpravidla jsou k dostání ve dvou variantách:

  • Obálky z klasické lepenky - mají gramáž okolo 350 g/m2 a jsou vhodné pro zasílání knih, časopisů a pevných předmětů; nejsou ale tak pevné jako obálky z vlnité lepenky.
  • Obálky z vlnité lepenky - hodí se pro zasílání „měkkých“ předmětů; tento typ obálek je mimořádně odolný, skládá se z několika vrstev tzv. kraftového papíru o gramáži 400 g/m2.

Bezpečnostní obálky jsou vhodné pro důležité dokumenty a úřední dopisy. Před vlhkostí, teplem a světlem je totiž chrání speciální fólie.

Specialitou jsou pak obálky s vnitřní bublinkovou fólií, určené nejen pro přepravu křehkých objektů. Nechrání je jen proti poškození, ale izolují svůj obsah také proti vlhkosti a tepelnému poškození.

Tip: Pokud posíláte pravidelně větší množství korespondence, zvýšíte svou prestiž vlastními obrandovanými obálkami s logem a barvami své společnosti.

Typ lepení a vstupu

Druh lepení vybírejte podle toho, jestli obálky uzavíráte ručně nebo za vás tuto práci vykonává stroj:

  • Navlhčovací pásek se používá nejčastěji při strojovém obálkování; lepidlo se aktivuje navlhčením, podobně jako u dopisních známek.
  • Samolepící pásek se používá při ručním uzavírání obálek; lepící povrch je krytý papírem, který stačí odstranit a obálku zalepit. Alternativou jsou obálky s dvojící samolepících klop, které se při vzájemném kontaktu spojí.

Vstupem nazýváme otvor, kterým do obálky vkládáme obsah pošty. Delší strana se používá u klasických dopisních obálek a je vhodná pro menší množství listů. Kratší strana pro vstup se používá při posílání časopisů, katalogů či většího množství papírů. Tento typ obálky se označuje také jako „taška“.

Jak tisknout obálky (MS Office 365)

Tisk adres na obálky není nic složitého, vždy se ale nejprve ujistěte, ža vaše tiskárna tuto funkci podporuje.

Ve Wordu 365 probíhá tisk obálek skrze menu - přes kartu „korespondence“ a tlačítko „obálky“. V okně, které se vám po kliknutí otevře, máte možnost doplnit zpáteční (tedy svou) adresu. Pokud ji využijete, natiskne se do levého horního rohu.

Tip: Vkládání zpáteční adresy lze automatizovat. V menu klikněte na tlačítko „soubor“, poté na „možnosti“ a „upřesnit“. Adresu vložte do pole „poštovní adresa“.

Adresu příjemce vložíte na stejné kartě, do pole „doručovací adresa“. Dejte pozor, správně nastavíte parametry obálky, na kterou tisknete. Klikněte na tlačítko „možnosti“ a nastavte:

  • formát obálky, na kterou budete tisknout,
  • velikost a typ písma pro tisk adres.

Poté na kartě „možnosti tisku“ nastavte, do jakého zásobníku obálku vkládáte a jakým směrem - vyhnete se tak chybnému tisku. Pak jen klikněte na tlačítko „tisk“. Celý proces shrnuje toto video:

Buďte u toho jako první
Nejnovější informace o novinkách a akcích přímo na váš e-mail.

Podobné články

Formáty papíru: Přehled rozměrů a vhodných tiskáren

O formátu A4 či „á pětce“ jste už určitě slyšeli. Víte však, jak velký je třeba papír A2 a k čemu se používá? A slyšeli jste už někdy o...

6. 10. 2022  Celý článek »

Gramáž papíru: jak vybrat tloušťku papíru pro vizitky a další materiály

Pokud zadáváte tisk vizitek či letáků, budou po vás tiskaři mj. chtít informace o gramáži papíru, na který budou tisknout. V tomto článku...

10. 5. 2021  Celý článek »

Doprava od 69 Kč

na výdejní místa

Doručení do 48 hodin

Jsme fakt rychlí

U nás máte čas

Zboží můžete vrátit do 30 dnů

Odměníme Vás

Za každý nákup získáte věrnostní body