Jak vybrat tiskárnu do kanceláře a nespálit se?

Uplynulo již téměř 580 let od chvíle, kdy Johannes Gutenberg přinesl lidstvu svůj revoluční vynález: knihtisk. Objev, který nebývalým způsobem změnil dosavadní chápání světa, přispěl ke svobodnému šíření informací a podílel se na všeobecné rozvoji vzdělanosti. V současnosti plní jednu z původních funkcí knihtisku tiskárny. Pro firmy, státní instituce, obchody, malé i střední podnikatelské subjekty se spolehlivé tiskárny staly absolutní nezbytností. Tisk faktur, dokumentů, objednávek, výplatnic – to vše musí správná kancelářská tiskárna zvládnout. A my vám poradíme, jak vybrat tu nejlepší.

Někomu stačí černobílé vidění světa, jiný jej vidí v živých barvách

Jako první vás nejspíš napadne, že se určitě liší tiskárny určené pro domácnost a ty, které najdou své uplatnění v kanceláři. Protože v kanceláři asi nebudete tisknout fotky svých ratolestí či zábavné momentky z dovolené. Také asi nebudete štěstím bez sebe, když váš dokument poleze z tiskárny rychlostí hlemýždě, zatímco za vámi bude netrpělivě přešlapovat řada dalších nešťastníků čekajících na svůj tiskový výstup. Z toho plyne, že do kanceláře potřebujete tiskárnu, která bude rychlá a snadno dostupná většímu počtu uživatelů. Pokud bude úsporná a spolehlivá, je to bonus navíc.
Odtud pochází základní dělení tiskáren podle použité technologie, a to na: 
Jak jsme již naznačili, první technologie, která využívá barevné inkoustové náplně v tzv. catridgích, je určena převážně domácnostem. Pokud tisknete jen občas, vyžadujete vyšší kvalitu tiskového výstupu (zejména u fotek to oceníte) a nevadí vám vyšší náklady na tisk, může pro vás být inkoustová tiskárna velmi užitečným pomocníkem. Nicméně v prostředí byznysu, které klade vysoké požadavky především na rychlost tisku a dostupnost pro více uživatelů, inkoustová tiskárna neobstojí.
Druhá zmíněná technologie (jehličkové tiskárny) na kahánku. Kdo začal podnikat na začátku 90. let, jistě si s trochou nostalgie vzpomene na kilometry faktur, které jeho nezničitelná Epsonka s pomocí jehliček a barvicí pásky naplněné inkoustem stihla vytisknout, než se odebrala na zasloužený odpočinek. V každém případě postaru se žít nedá a na scéně se objevily laserové tiskárny. Právě ty dnes kralují v drtivé většině kanceláří.

 

laserova-tiskarna-tonerpartner.jpg

Rozlišení aneb přestaňte házet perly sviním

Pokud se naše přirovnání použité v nadpisu kapitoly někoho dotklo, hluboce se omlouváme, ale jde jen o ustálené rčení, jehož původ je v Bibli (Matouš 7:1-6 B21). S jeho pomocí se snažíme čtenářům naznačit, že jakožto zodpovědný a šetrný majitel firmy patrně nehodláte oslňovat své zaměstnance, auditory, státní úředníky či zákazníky skvělými grafy, pestrobarevnými tabulkami, směrnicemi či jinými dokumenty. Klienti, kteří od vás obdrží fakturu, vás nebudou mít radši kvůli tomu, že vypadá skvěle, že je vyvedena v živých barvách a je natištěná na křídovém papíře. Jo, to kdyby částka na ní uvedená byla, řekněme, nižší o 50 %, to by bylo jiné kafe. 
Co tím chceme říct? Že nižší rozlišení kancelářské tiskárny pro tisk dokumentů nemusí být na škodu. Pohodlně si totiž vystačíte s rozlišením 600 DPI (rozlišení v DPI vyjadřuje, kolik pixelů - neboli obrazových bodů - se vejde do délky jednoho palce). Víc opravdu nepotřebujete.
A jestliže uvažujete o nákupu multifunkčního zařízení s integrovaným skenerem, tak vězte, že pro běžnou denní agendu, s níž se můžete v kanceláři setkat, bude stačit skener s rozlišením do 1 200 dpi.

Rychlost aneb včera bylo pozdě

Pokud jsme se zmínili o rozlišení (neboli kvalitě) tisku jako o vlastnosti, která u kancelářských tiskáren hraje méně podstatnou roli, o té další to říci nemůžeme. Je rychlost tisku. Potřebujete vytisknout mnohastránkové dokumenty? Vsaďte na tiskárny s přesným a rychlým laserovým paprskem. Obecně se rychlost tisku udává v počtu vytištěných černobílých (popř. barevných – podle typu tiskárny) stránek A4 za minutu. U těch nejlepších může dosahovat 60 stran za minutu. A právě v tomto parametru laserové tiskárny výrazně převyšují inkoustovou konkurenci a pro větší objemy tisku jsou v kanceláři nenahraditelné.

Náklady aneb i tisk může být zisk

Správně zvolený nástroj (a ničím jiným tiskárna není) se může projevit jako vysoce efektivní, pokud je jeho pořizovací cena nízká, pokud se náklady na servis pohybují na rozumné úrovni a pokud přesně splňuje požadavky, které na něj firma klade. A stejně jako jiný nástroj i tiskárnu si vybíráte podle toho, jaký bude její účel a využití. 
Právě laserové tiskárny jsou ideální do kanceláří, protože celkové náklady na tisk ve srovnání s těmi inkoustovými jsou u nich podstatně nižší. Tonery jsou sice dražší než inkoustové náplně, zato však disponují mnohem větším objemem. Počet stránek, který se udává u inkoustových náplní, se pohybuje jen přibližně okolo 500 kusů (v závislosti na procentu pokrytí při tisku), zatímco s tonery můžete vytisknout více než 2 000 stránek. Navíc jemný tonerový prášek na rozdíl od inkoustu nevysychá, nemůže jako v případě inkoustových tiskáren ucpat trysky a má delší životnost. O dalších výhodách a nevýhodách inkoustových tiskáren si můžete přečíst v našem starším článku.

Konektivita aneb tisknu, tiskneš, tiskneme

Pro majitele firem s větším počtem zaměstnanců je důležité, aby zaměstnanci oprávnění tiskárnu používat k ní měli přístup kdykoliv a odkudkoliv. Tyto společnosti samozřejmě nebudou problém řešit tak, že každému uživateli opatří jednu vlastní tiskárnu. Koupí jednu nebo více (opět záleží na velikosti firmy, na tom, jak lidé v ní pracující často tisknou atd.) tiskáren, které následně zapojí do sítě.
Je pravda, že jednotlivec podobný problém neřeší – tiskne buď sám, nebo se v rámci jedné domácnosti musí s ostatními postupně střídat.
Pro kancelářské tiskárny je důležité, aby disponovaly síťovým rozhraním, tedy tradičním kabelovým připojením (LAN/ethernet), popř. nejrozšířenějším systémem pro bezdrátovou komunikaci (Wi-Fi). V ideálním případě oběma typy. Jen tak je možné tiskárnu jednoduše sdílet a umožnit nezávislý tisk z více počítačů současně. Náročnější uživatelé jistě ocení laserové tiskárny s komfortní možností tisku a skenování přímo z mobilních zařízení, tedy z tabletů a telefonů, které jsou vybaveny operačním systémem Android nebo iOS.

Big Brother aneb to, že jste paranoidní, ještě neznamená, že po vás nejdou

Sdílení tiskáren v rámci jedné sítě pro vlastníka firmy velký význam: okamžitý přehled o tom, co který ze zaměstnanců tiskne (bezpečnostní hledisko) a kolik toho a jak často tiskne (ekonomické hledisko). Oproti tomu kancelářská tiskárna propojená s počítačem přes oblíbený USB port umožňuje nekontrolovaný anonymní tisk. Což řada zaměstnavatelů nelibě nese. Jak se říká: důvěřuj, ale prověřuj.
Moderní aplikace dnes dokážou hlídat provozní náklady na tisk i na nezbytný servis a některé novější modely kancelářských tiskáren umí spolupracovat s technologiemi vzdáleného přístupu, jako je např. HP ePrint, Canon PRINT, Google Cloud Print nebo Apple AirPrint.

Rozměry aneb na velikosti fakt záleží

S předchozím bodem - širokou dostupností pro více uživatelů – souvisí i jedna nevýhoda kancelářské tiskárny, respektive multifunkčního zařízení, které lze využívat i jako skener a kopírku. Jsou to její větší rozměry a hmotnost. Přesto je nabídka současných tiskáren dostatečně pestrá a kdo trpělivě hledá, najde na trhu přesně takový model, který mu bude vyhovovat i v tomto ohledu.

 

tiskárna 

A jaké jsou další důležité parametry, které by vás jakožto potenciálního kupce kancelářské tiskárny měly zajímat?

  • její pořizovací cena,
  • zda je vybavena automatickým oboustranným podavačem papíru pro možnost oboustranného (duplexního) skenování a tisku,
  • zda umožňuje tisk dokumentů s formátem větším než A4 - takové tiskárny najdou využití např. v reklamních plakátových kampaních, pro tisk vektorové grafiky, velkoformátových technických výkresů atd.
  • hlučnost tiskárny,
  • čas nutný pro zahájení tisku (čas „zahřátí“ tiskárny),
  • její energetická náročnost
Doprava vždy zdarmaA na všechno
Doručení do druhého dneJsme fakt rychlí
Doživotní záruka na náplněNašemu zboží prostě věříme
Garance proti poškození tiskárnyKdyž se něco stane, je to na nás