Praktický průvodce archivací účetních a dalších dokladů

Povinnost archivovat různé druhy dokumentů se týká všech firem i neziskových organizací. Jak dlouho je ale potřeba jednotlivé typy dokladů uchovávat? A jak s nimi po uplynutí dané lhůty naložit? Obě otázky vám zodpoví následující řádky.

Nejdříve si ale vyjasníme několik základních pojmů, které se archivace týkají. Už samotný pojem „archiv“ je v kontextu uchovávání firemních dokumentů nepřesný - k tomuto účelu totiž slouží tzv. spisovna. Do samotného archivu míří jen spisy výjimečné hodnoty. À propos - jako spis označujeme soubor dokumentů, které spolu navzájem souvisejí.

O tom, jakým způsobem se spisy ukládají, rozhoduje spisový řád, o likvidaci dokumentů pak skartační řád. Jako organizace s archivační povinností (v řeči úředního jazyka „původce“) musíte všechny dokumenty, které míří do spisovny, označit skartačním znakem. Ten určuje, jak dlouho je potřeba daný spis archivovat a jak se s ním po uplynutí dané doby naloží. Rozlišujeme trojici skartačních znaků:

• S (skart, také stoupa) - dokumenty, které nemají historickou hodnotu a jsou určeny ke skartaci,
• A (archiv) - spisy s historickým významem určené k dlouhodobé archivaci,
• V (výběr) - dokumenty, u nichž se o skartování či archivaci rozhodne v budoucnu.

Skartační znak bývá zpravidla doplněn číslem, které označuje dobu archivace (skartační lhůtu) v rocích. Např. dokument se znakem S5 je potřeba uchovávat po dobu minimálně 5 let, pak je možné jej zlikvidovat předepsaným způsobem (viz dále).

Skartační lhůta firemních dokumentů

Jak to tedy s dobou archivace spisů firem a státních organizací je a které zákony o skartační lhůtě rozhodují?

Účetní a daňové doklady (zákon o účetnictví - č. 563/1991 Sb. a zákon o DPH - č. 235/2004 Sb.):

• účetní záznamy doklady a knihy, odpisy, inventurní soupisy - 5 let,
• faktury přijaté, vydané a další - 10 let,
• účetní závěrky a výroční zprávy - 10 let,
• daňové záznamy, bankovní doklady - 10 let.

Dokumenty o pracovním poměru (zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení - č. 582/1991 Sb.):

• stejnopisy evidenčních listů - 3 roky,
• seznam společníků, členů statutárního orgánu a dozorčí rady (obchodní společnost) - 6 let,
• mzdové listy, popř. účetní záznamy s údaji pro účely důchodového pojištění - 30 let.

Dokumentace o založení a vedení firmy (zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů - č. 499/2004 Sb.) je potřeba uložit trvale - jde tedy o tzv. archiválie. Spadají sem mj. dokumenty o:

• vzniku a zániku společnosti - zakladatelské dokumenty, stanovy a jednací řády,
• řízení - zápisy z valných hromad a jednání statutárního a dozorčího orgánu,
• majetku firmy (včetně dokumentů spjatých s ochrannými známkami),
• předmětu podnikání - dokumentace výrobků a výrobních postupů, marketingové strategie či podnikatelské záměry.

Jak dokumenty archivovat

Svou dokumentaci můžete ukládat jak ve fyzické, tak v digitální - naskenované - podobě. Navzdory trendu paperless (bezpapírových) kanceláří ale většina firem volí fyzickou podobu. Při správném postupu archivace je totiž nižší riziko poškození dokumentů než při uložení na digitální nosiče. Problémem může být po určité době i zastaralost formátů, ve kterých jsou dokumenty uloženy.

V elektronické podobě je navíc potřeba spisy opatřit elektronickým podpisem a kvalifikovaným časovým razítkem (unikátní kód, který obsahuje termín a čas archivace - je potřeba jej každých 5 let obnovit).

K uložení spisů je vhodné využít archivační pomůcky. Pořadace (šanony) se hodí pro uložení většího množství dokumentů formátu A4 - využít lze jak kroužkové (pro děrované dokumenty), tak např. kapsové. Rychlovazače a spisové desky využijete pro menší svazky. K uložení takto uložené dokumentace jsou pak určené archivační boxy.

Skartace po skončení archivační lhůty

Dokumenty určené ke skartaci je potřeba zlikvidovat podle normy DIN 66399. Tento předpis rozděluje dokumentaci - s ohledem na její obsah - do 5 stupňů bezpečnosti. Např. dokumenty s osobními údaji spadají do stupně P-2 a je potřeba skartovat je na kousky o velikosti nejvýše 8 cm2 (popř. pruhů o šířce 6 mm).

Účetní výkazy už ale patří do přísnějšího stupně P-5 a musí se skartovat na papírové částice s plochou max. 0,3 cm2 (čtverec s délkou strany přibližně půl centimetru); bližší informace najdete v článku o výběru skartovačky.

Ke skartaci dokumentů (s výjimkou archiválií) nepotřebujete povolení. Je důležité, abyste měli alespoň povědomí o skartační lhůte jednotlivých druhů spisů. Pokud je totiž zlikvidujete před jejím uplynutím, hrozí vám pokuta a přestupkové řízení.

Podobné články

5 minut čtení

5 tipů, jak vybrat skartovačku + výpočet rychlosti skartace

Ať už sháníte skartovačku do kanceláře nebo pro domácnost, základem úspěchu je výběr podle správných parametrů. V tomto článku vám prozradíme, co je tzv. stupeň bezpečnosti, jaké další materiály kromě papíru je možné skartovat, jak vypočítat rychlost skartace či zda je možné zlikvidovaný papír recyklovat.

Celý článek »