5 tipů, jak vybrat skartovačku + výpočet rychlosti skartace

sháníte skartovačku do kanceláře nebo pro domácnost, základem úspěchu je výběr podle správných parametrů. V tomto článku vám prozradíme, co je tzv. stupeň bezpečnosti, jaké další materiály kromě papíru je možné skartovat, jak vypočítat rychlost skartace či zda je možné zlikvidovaný papír recyklovat.

V tradičním slova smyslu je skartovačka zařízení určené k likvidaci takových dokumentů, které není možné vyhodit do odpadu. V rozšířené definici můžeme jako skartaci označit nevratnou likvidaci dat, a to nezávisle na jejich nosiči.

Klasické skartovačky vznikly na počátku 20. století a své místo mají v kancelářích dodnes – digitalizaci a trendu bezpapírových kanceláří navzdory. Jedním z důvodů je povinnost různých organizací archivovat citlivá data v papírové podobě a nutnost jejich následné likvidace dle předepsaného stupně bezpečnosti.

Stupně bezpečnosti u skartovačky

Čím citlivější data jsou, tím větší úsilí je třeba při jejich likvidaci vyvinout. Skartace dokumentů a dalších nosičů se od roku 2014 ve většině evropských zemí řídí mezinárodní normou DIN 66399, která nahradila starší DIN 32757.

Podle DIN 66399 se rozlišují následující typy datových nosičů:

  • P – písemné nosiče (klasické dokumenty, výpisy z účtu apod.),
  • O – optické nosiče (CD, DVD, Blu-ray),
  • T – magnetické nosiče (diskety, magnetické pásky),
  • E – přenosné elektronické nosiče (USB disky, externí úložiště, paměťové karty),
  • F – filmové nosiče (filmové pásky a mikrofilmy),
  • H – harddisky.

Stupeň bezpečnosti se odvíjí od míry utajení dat na nosiči a určuje, na jak malé částice je potřeba nosič skartovat. 

Např. u papíru platí, že čím menší jsou dané částečky, tím obtížnější je rekonstruovat původní dokument. Skartace papíru v různých stupních bezpečnosti musí splňovat následující parametry:

 

stupeň bezpečnosti

parametry skartovaného papíru

přibližný počet částic z papíru velikosti A4

povaha dokumentů

P-1

plocha částic max. 2 000 mm2 nebo pruhy libovolné délky o šířce do 12 mm

32

katalogy, brožury a další dokumenty bez citlivých informací

P-2

plocha max. 800 mm2 nebo pruhy libovolné délky o šířce do 6 mm

78

běžné kancelářské dokumenty (instrukce, formuláře apod.)

P-3

plocha max. 320 mm2 nebo pruhy libovolné délky o šířce do 2 mm

195

dokumenty s osobními údaji (např. objednávky, faktury), citlivé firemní dokumenty

P-4

plocha max. 160 mm2, šířka částic max. 6 mm

390

dokumenty s citlivými osobními údaji

P-5

plocha max. 30 mm2, šířka částic max. 2 mm

2 079

přísně tajné dokumenty (účetní výkazy, nákresy, data z vývoje a výzkumu)

P-6

plocha max. 10 mm2, šířka částic max. 1 mm

6 237

dokumenty se zásadnmií informacemi pro existenci firmy

P-7

plocha max. 5 mm2, šířka částic max. 1 mm

12 474

přísně tajné vojenské a bezpečnostní dokumenty

U ostatních typů nosičů určuje norma DIN 66399 následující parametry skartace/likvidace:

 

O (optické nosiče)

T (magnetické nosiče)

E (přenosné elektronické nosiče)

F (filmové nosiče)

H (pevná úložiště)

O1 – částice s plochou do 2 000 mm2

T1 – mechanická likvidace

E1 – znefunkčnění

F1 – částice do 160 mm2

H1 – znefunkčnění

O2 – částice do 800 mm2

T2 – částice do 2 000 mm2

E2 – rozebrání a likvidace dílů

F2 – částice do 30 mm2

H2 – mechanické či elektronické poškození

O3 – částice do 160 mm2

T3 – částice do 320 mm2

E3 – částice do 160 mm2

F3 – částice do 10 mm2

H3 – mechanická či elektronická likvidace

O4 – částice do 30 mm2

T4 – částice do 160 mm2

E4 – částice do 300 mm2

F4 – částice do 2,5 mm2

H – částice do 2 000 mm2

O5 – částice do 10 mm2

T5 – částice do 30 mm2

E5 – částice do 10 mm2

F5 – částice do 1 mm2

H – částice do 320 mm2

O6 – částice do 5 mm2

T6 – částice do 10 mm2

E6 – částice do 1 mm2

F6 – částice do 0,5 mm2

H – částice do 10 mm2

O7 – částice do 0,2 mm2

T7 – částice do 2,5 mm2

E7 – částice do 0,5 mm2

F7 – částice do 0,2 mm2

H – částice do 5 mm2

Pohled Národního bezpečnostního úřadu

Národní bezpečností úřad České republiky přijal pro likvidaci citlivých dat mezinárodní normu ISO/IEC 21964, která částečně vychází z DIN 66399. Podle se skartace citlivých papírových dokumentů ve státních institucích řídí takto:

  • stupeň 1 (vyhrazené informace): likvidace dle stupně bezpečnosti P-2,
  • stupeň 2 (důvěrné informace): likvidace dle stupně bezpečnosti P-4,
  • stupeň 3 (tajné informace): likvidace dle stupně bezpečnosti P-5,
  • stupeň 4 (přísně tajné informace): likvidace dle stupně bezpečnosti P-6.

Státní i komerční organizace se pak při likvidaci osobních a citlivých údajů musí řidit nařízením GDPR, které ovšem parametry skartovaných dokumentů přímo neurčuje. Listiny je ale potřeba zlikvidovat tak, aby se k nim nedostal nikdo nepovolaný. Z tohoto úhlu pohledu dává smysl sáhnout po přístrojích, které disponují příčným či křížovým řezem (tedy alespoň stupněm P-4 – viz dále).

istock-1173006259-nahled2.jpg

4 kroky k výběru skartovačky

Přestože existují skartovače s elektrickým i mechanickým pohonem, pro běžný provoz doporučujeme pořízení elektrického přístroje. O těch hovoříme i v následujících bodech.

Náležitý stupeň utajení

Skartovačku vybírejte především s ohledem na povahu likvidovaných dokumentů. U běžných spisů si vystačíte se zařízením s podélným řezem (vytváří pruhy papíru); citlivé dokumenty likvidujte pomocí skartovaček s křížovým řezem (vznikají malé částečky). Moderní skartovačky umožňují mezi stupni bezpečnosti přepínat.

Vybíráte-li skartovač pro státní instituci, ujistěte se, že je vybrané zařízení být certifikované Národním bezpečnostním úřadem (podle vyhlášky č. 528/2005 Sb. o fyzické bezpečnosti a certifikaci technických prostředků).

Kapacita a rychlost skartovače

Ujasněte si, kolik dokumentů potřebujete měsíčně zlikvidovat a o jakých druh papíru jde. Od toho se odvíjí také velikost koše. Standardem je 5 20 litrů, u velmi vytížených skartovaček může mít koš i přes 200 litrů. U stupně P-4 zaberou jeden litr přibližně 4 listy A4. Čím vyšší stupeň bezpečnosti (a tedy menší částečky), tím menší objem skartovaný papír zabere.

Rychlost skartace je důležitá pro spočítání množství listů, které zařízení dokáže během pracovního dne skartovat.

Příklad: výpočet objemu skartace
Zásadní je rychlost skartování – udává se v metrech za minutu, popř. milimetrech za sekundu. Pohybuje se typicky v rozmezí 0,3 m 40 m/min; standardem je rychlost okolo 4 m/min (13 skartovaných listů formátu A4 za minutu).
Rychlost můžete násobně zvýšit pořízením skartovačky, která dokáže současně skartovat více listů. Existují přístroje, které dokáží skartovat 20 listů najednou, na trhu jsou k dostání ale také skartovačky, které najednou zlikvidují celé balíky papírů.
Budeme-li se držet standardu výše, zlikviduje skartovačka při rychlosti 4 m/s 130 listů za minutu. Tím ale nekončíme. 
Kapacita skartovačů se totiž nejčastěji udává pro papíry s gramáží 70 g/m2, gramáž klasického kancelářského papíru je ale 80 g/m2. Rychlost skartace je pak úměrně nižší. U příkladu výše by zařízení s objemem 10 listů a rychlostí 4 m/min za minutu zlikvidovalo asi 113 listů standardního kancelářského papíru.
A pozor – při skartování se generuje velké množství tepla, většina skartovaček tak vydrží být v provozu nejdéle 20 minut. Poté je potřeba počkat 40 minut na jejich vychladnutí. U příkladu výše tak za jeden pracovní den skartujete cca 904 listů běžného kancelářského papíru.

Druh skartovaných nosičů

Většina skartovaček si poradí se svorkami a sponkami v dokumentech a některá zařízení umí skartovat i optické disky, filmové nosiče a plastové karty. Elektronické a magnetické nosiče je nutné k likvidaci předat specializované firmě.

istock-1049262668-nahled2.jpg

Další vybavení

Řada přístrojů nabízí přídavné funkce, nejčastěji:

  • zpětný chod (pomáhá odstranit zaseknutý materiál),
  • automatické vypnutí při přehřátí či přehlcení koše,
  • podavač papíru,
  • možnost položit skartovačku na běžný koš.

Doporučujeme pořídit skartovačku vybavenou automatickým vypínačem při přehřátí a ideálně také zpětným chodem. Dejte také pozor, aby ústí skartovačky bylo co nejužší – předejdete tím nechtěnému zranění prstů.

Recyklace skartovaného materiálu

Skartovaný papír můžete bez obav vyhodit do recyklačního koše (viz článek o využití papíru v kanceláři). Skartované optické, magnetické a filmové nosiče patří do směsného odpadu, různá datová úložiště by se pak měla likvidovat jako tzv. elektronický odpad (podobně se např. také likvidují tiskárny).

Buďte u toho jako první
Nejnovější informace o novinkách a akcích přímo na váš e-mail.
Doprava zdarmapro přihlášené zákazníky již od 749 Kč!
Doručení do druhého dneJsme fakt rychlí
Doživotní záruka na náplněNašemu zboží prostě věříme
Garance proti poškození tiskárnyKdyž se něco stane, je to na nás