5 tipů, jak efektivně pracovat z domova v době karantény

Pandemie koronaviru přinutila část zaměstnanců k práci z domova. Pro některé jedince je home office (téměř) denním chlebem. Jiní se ocitli v situaci, kterou znali jen z firemních (a jimi nevyužívaných) benefitů. Tento článek jsme vytvořili pro pracovníky, kteří mají možnost pracovat z domova, ale nevědí, jak zařídit, aby i v obýváku nebo ložnici odvedli stejný pracovní výkon jako ve své kanceláři.

1) Zajistěte si klid na soustředění

Pro práci z domova je třeba nastavit odpovídající podmínky. Základem je pracovní místo - ideálně samostatná místnost s dveřmi - ze které bude svou pracovní agendu vyřizovat. V době karantény jej odpovídajícím kancelářským nábytkem vybavit asi nezvládnete, to není ale to nejdůležitější.

Hlavní je dosáhnout maximálního možného klidu, abyste se na svou práci mohli koncentrovat. Pokud jste v izolaci skončili s rodinou, domluvte se na čase, ve kterém si nepřejete být rušeni. Pokud je to jen trochu možné, zkuste dětem (a partnerovi) domluvit, aby v uvedenou dobu omezili hlučné aktivity.

Pokud to práce nevyžaduje, odpojte se od sociálních sítí, vypněte zvonění telefonu a začněte pracovat. Trvá asi 15 minut, než se člověk dostane do tzv. flow, stavu, kdy je do práce plně ponořen a nevnímá své okolí ani čas. Pak už jde ale práce téměř sama.

Náš tip: Zvyšte svou pozornost vhodnou hudbou
Řadě kreativních profesionálů pomáhá k soustředění hudba s opakujícím se rytmem a melodií, ideálně pouštěná do náhlavních sluchátek. Někdo svou koncentraci prohloubí poslechem techna nebo trance; pokud jste fanouškem vážné hudby, sáhněte třeba po minimalistických skladbách Philipa Glasse.

2) Pracujte v době maximální produktivity

Nucený home office je skvělou příležitostí pro prozkoumání vlastních biologických rytmů. Nemusíte se řídit rozvrhem zaměstnavatele - prozkoumejte, ve které části dne ze sebe dostanete nejkvalitnější výstup za nejkratší čas.

Samozřejmě to neplatí stoprocentně, pro některé úkony (vyřizování hovorů s klienty, videokonference se spolupracovníky) být k dispozici v určený čas zkrátka musíte. Dobu pro kreativní práci si ovšem můžete nastavit dle potřeb svého organismu.

Existenci tzv. cirkadiánních rytmů potvrzuje řada vědeckých studií. Většina lidí je nejproduktivnější mezi devátou ráno a polednem. Druhého vrcholu produktivity pak dosahují krátce po druhé odpoledne.

Řada jedinců má ale biologické rytmy posunuté. Tzv. „skřivanům“ se nejlépe pracuje v brzkých ranních hodinách a ve chvíli, kdy většina lidí míří na pracoviště, mají většinu úkolů hotovou. „Sovy“ jsou zase nejproduktivnější pozdě v noci, kdy většina populace spí.

Pokud vám to okolnosti dovolí, vyzkoušejte, zda odlišný rytmus vaši produktivitu neznásobí. Naslouchejte svému tělu a vnímejte, kdy vám jde práce od ruky. Běžte na to exaktně: změřte, kolik času vám zpracování určitého úkolu zabere v různých částech dne.

Třeba zjistíte, že nejlepší práci odvádíte okolo druhé ráno - a po návratu do zaměstnání se domluvíte na částečné práci z domova.

3) Zatočte s prokrastinací

Vnější rušivé elementy jste eliminovali a znáte i své nejproduktivnější denní období. Už zbývá jediné - zbavit se vnitřního nutkání prohlížet sociální sítě nebo si pustit seriál. V porovnání s kanceláří skýtá domácnost mnohem více možností rozptýlení. Zároveň vám nikdo nestojí za zády, takže na svou pracovní morálku musíte dohlédnout sami.

Problém je, že řada z nás prokrastinuje i během činností, které jsou součástí naší práce. Odpovídání na e-maily a roztěkané procházení úkolů má na pracovní koncentraci stejně zhoubný vliv jako odbíhání ke sporáku nebo vytírání podlahy. Tím netvrdíme, že se těmto činnostem nemáte věnovat; jen se jim vyhněte v čase vyhrazeném na hlubokou, soustředěnou práci.

Pomoci vám mohou aplikace blokující sociální sítě, např. StayFocused nebo Mindful Browsing (rozšíření prohlížeče Chrome).

Náš tip: Začněte nejtěžším úkolem dne
Není to nesmysl - ze seznamu úkolů si odškrtnete položku, která vás děsí nejvíc a zároveň získáte motivaci pro další práci. Podrobně tento způsob práce rozebírá kniha „Snězte tu žábu!“ od amerického konzultanta Briana Tracyho.

Další tipy na boj s prokrastinací najdete v článku 4 rady, jak (konečně) skoncovat s prokrastinací.

4) Sáhněte po vhodných aplikacích

Google Hangouts

Osvědčený nástroj pro videokonference Google Hangouts nabízí dobrou kvalitu spojení (video i audio) a nic nestojí. K vytvoření konference potřebujete účet na Googlu. Se základním, neplaceným profilem můžete k hovoru přizvat až 10 účastníků. Pokud používáte pokročilou verzi G Suite, může jich být až 25.

V Hangouts můžete také sdílet obrazovku, takže není problém připravit třeba prezentaci pro klienty. Součástí nástroje je také chat.

Disk Google

Součástí účtu na Google je i aplikace Disk. Hodí se nejen pro uložení různých dokumentů, ale je vybavena i balíkem kancelářských programů, které nahrazují Microsoft Office. Místo Excelu můžete využít Tabulky Google, místo Wordu použijete Dokumenty Google.

Soubory můžete navíc sdílet, s kýmkoliv chcete. Obyčejný účet nabízí každému uživateli zdarma 15 GB úložného prostoru, v placené verzi (G Suite) můžete úložiště rozšířit až na 30 TB.

Slack

Ideální platforma pro týmovou komunikaci v malých i větších firmách. Nabízí soukromé i hromadné chatování s ostatními zaměstnanci, sdílení souborů, archivaci zpráv nebo propojení např. se zmíněnými Diskem Google. Aplikace je v základní verzi zdarma (registrovat se můžete zde).

Další tipy na práci s kancelářskými internetovými nástroji najdete v našich článcích:

• Zkroťte Gmail: 8 + 1 praktický tip, které vám zjednoduší práci s e-maily
• Tipy pro Google kalendář - plánujte svůj život efektivně

5) Oddělte práci i osobní život

Separace pracovního a osobního života je důležitá pro vaši psychickou pohodu. Míchat práci se zábavou (či domácími povinnostmi) znamená neustále přepínat svou pozornost. Podobný multitasking nefunguje - docílíte jen naprosté vyčerpanosti, aniž byste za den třeba odpracovali víc jak dvě hodiny.

Stanovte si pevný harmonogram, kdy pracujete, kdy se věnujete domácnosti a kdy trávíte čas s rodinou.

Podobné články

4 minuty čtení

Zkroťte Gmail: 8 + 1 praktický tip, které vám zjednoduší práci s e-maily

Stovky nepřečtených e-mailů, čas zabitý neustálým odpovídáním na tytéž dotazy klientů a spamu víc, než je pro jednu e-mailovou schránku únosné. Pokud i ta vaše trpí podobnými neduhy, je nejvyšší čas, začít pracovat s e-maily efektivněji. Přinášíme celkem 9 praktických tipů, které zjednoduší život všem uživatelům Gmailu.

Celý článek »

2 minuty čtení

Tipy pro Google kalendář - plánujte svůj život efektivně

Kalendář. Věc naprosto nepostradatelná pro plánování krátkodobých i dlouhodobých aktivit. Někdo se spoléhá na starý dobrý stolní kalendář, jiný se neobejde bez nástěnného kalendáře a další nedá ani ránu bez klasického diáře. Ovšem doba a zvyky se mění a s příchodem tabletů, chytrých telefonů a jiných mobilních zařízeních je někdy těžké rozeznat, kdo koho vlastně ovládá.

Celý článek »