7 (ne)tradičních tipů na zvýšení efektivity v práci

Prokrastinace. Slovo, které byste ještě před 10 lety marně hledali ve slovníku cizích slov. Jde o lenost, roztěkanost, neochotu pracovat. Pokud vás právě tento fenomén moderní doby trápí, vždy s tím jde něco dělat. Poradíme pár triků, jak můžete práci zefektivnit.

Čas jsou peníze. Tak ho využívejte efektivně.

Bojujete neustále s termíny, jste zavaleni nevyřízenými e-maily, na stole čeká hromádka papírů a šéf se už týden tváří, jako by zjistil, že mu manželka zahýbá s jeho nejlepším kamarádem? Zřejmě není barva v dodaném grafu dostatečně zelená a písmo náležitě formátované, ne? Je váš tajný sen proměnit se v chobotnici, abyste už ten prokletý multitasking konečně zvládl(a)?

Hoďte se do klidu, to zvládnete! Stačí si správně stanovit prioritu úkolů. Začněte tak, že si naplánovanou práci, která vás během dne čeká, orientačně rozdělíte do menších dílčích kroků. Zkuste odhadnout, jak dlouho by vám měl každý z nich trvat. Lepší bude počítat s tím, že to zabere spíš víc času než méně. Mít dostatečnou rezervu pro případ nenadálé situace, to se hodí vždycky. A když se chválabohu nic nečekaného nestane, ušetřený čas můžete využít na delší sváču, kafíčko, rauchpauzu nebo na klepy s kolegyní.

Vaše práce by měla mít jasně danou strukturu a hierarchii. Vyplatí se začínat od činností důležitých, náročných nebo těch, které velmi spěchají. Nedůležité detaily můžete ladit v poklidu později.

Systém práce se odvíjí i od vašeho přirozeného biorytmu. Pokud patříte mezi šťastlivce, kteří o své pracovní době rozhodují sami, využijte toho naplno. Někdo se narodil jako skřivan a náročnější úkoly lépe zvládá za kuropění (protože ranní ptáče dál doskáče), jiný má zcela odlišné biologické nastavení a patří do kategorie sov, které jsou nejvýkonnější v hodině mezi psem a vlkem.

Dokážete říct NE? Naučte se to!

„Možná bych ten překlad včetně kritických poznámek a infografiky ještě mohl zvládnout, pokud na zakázce budu makat až do pozdního večera,“ říkáte si. Přesvědčujete sami sebe: „Když obětuju víkend, ty statistiky dodělám. Přece nezklamu šéfovou. Rodina to pochopí.“ Něco vám podobný scénář připomíná? Že to není poprvé?

Dlouhodobé přetěžování se a fungování „nadoraz“ vede k permanentnímu stresu a ten k vaší výkonnosti rozhodně ničím nepřispěje.

Dostatečně spěte, odpočívejte a nebojte se práci občas bez výčitek odmítnout, ať už se to týká přímo zakázky od klienta nebo požadavků vašeho nadřízeného. Přestávky si dělejte i v práci. Jděte se projít a protáhnout, i kdyby to mělo být jen pár kroků ke kopírce. Nezapomínejte doplňovat tekutiny a rozhodně se neokrádejte o pauzu na jídlo. Nejste stroj a neustálý nápor práce nevydržíte.

Nenechejte se nikým a ničím rozptylovat. Leda až na rozptylové loučce.

Poproste souseda, který sedí na vedlejší židli, ať vám přerazí obě ruce, jakmile spatří, že do prohlížeče vyťukáváte adresu facebook.com, youtube.com a tak podobně. Zakažte si v době, kdy máte neodkladné povinnosti, prohlížení sociálních sítí. Neustále se na nich něco děje, takže naprosto zbytečně odvádějí vaši pozornost. Nenechte se rozptylovat nikým a ničím, ať už jsou to kolegové či rodinní příslušníci, aktuální politické zprávy nebo drby z (pražské) kavárny. Zkrátka zavřete dveře a požádejte svoje okolí o čas potřebný na soustředěnou činnost.

Na e-maily s rozumem

Nemusíte být neustále k dispozici a na každý e-mail reagovat obratem. Vyčleňte si na vyřizování pošty pravidelnou dobu, neustálé prohlížení schránky vás bude zbytečně rozptylovat. Pravděpodobně žádný vzkaz není natolik urgentní, abyste jej nemohli vyřídit do 24 hodin. Nečekáte přece oznámení ze Sazky, že jste vyhráli první místo nebo zprávu od šéfa, že se rozhodl vám zvýšit plat. Tak vo co gou? Číst příchozí e-maily jednou až dvakrát denně většinou bohatě stačí. Pokud pracujete, neodbíhejte k odpovídání na zprávy. Rada starého harcovníka, který v korporátním open space strávil nějakých pár pátků, zní: když je něco opravdu důležité, přijde vám mailem ještě jednou.

Ukliďte si. Firma není žádný mama hotel.

Stará lidová moudrost sice tvrdí, že pořádek je pro blbce, protože inteligent chaos zvládá, ale ne vždy je to pravda. Faktury chaoticky poházené po stole, neustále ztracená propisovačka a blok s poznámkami, u kterých už dávno nevíte, k čemu patří, a na monitoru spousta barevných papírků se jmény kolegů, kteří již asi dva roky pracují v úplně jiné firmě. Takto a ještě hůř vypadá stůl mnoha lidí. Pro produktivitu je ale podobný systém naprostou zkázou. Nastal čas uklízet. Zaveďte si diář, kam si budete psát důležité termíny, data schůzek a poznámky o tom, co ještě musíte a chcete udělat. K ruce si dejte všechno, co potřebujete, ať už je to sešívačka, flash disk nebo kancelářské sponky.

Nebuďte přehnaně perfekcionističtí. Nikdo to neocení.

Nenabádáme vás k tomu, abyste svou práci flákali. Avšak přemrštěný perfekcionismus, puntičkářství a „smysl pro detail“ bývá často důvodem, proč už tři hodiny ladíte prezentaci, kvůli níž nestíháte další zadanou práci. Dan Sullivan, kanadský vizionář, mentor a kouč, doporučuje pravidlo 80 %: Zadanou práci stačí udělat kvalitativně právě na 80 %. Zbytek jsou pravděpodobně jen nepodstatné drobnosti, kterých si stejně nikdo nevšimne. A ostatní vás budou považovat za otravného detailistu, který jen zdržuje.

Nesnažte se zavděčit všem a buďte asertivní

Termín schůzky se vám zoufale nehodí, klient vám v osm večer už popáté volá a kolegyně vás zase požádala o „drobnou“ laskavost, do které se vám ani trochu nechce. Svým časem si vládnete sami. Pokud se vám něco nelíbí, máte nárok odmítnout nebo se mile, slušně, leč neústupně ozvat. A nemáte povinnost nikomu nic vysvětlovat. Je dobré umět přicházet s kompromisy a přistupovat na ně, nikdy ale nedělejte jednostranné ústupky. Neberte si úkoly, které znamenají nutnost přeorganizovat či zrušit pět dalších povinností, které na vás čekají.

Pokud přes veškeré naše (i jiné) dobře míněné rady u vás žádné zlepšení efektivity pracovního výkonu nenastane, ale naopak se začnete cítit hůř jak po zdravotní, tak po psychické stránce, seriózně (teď opravdu bez legrácek) vám říkáme: nechte se vyšetřit. Syndrom vyhoření (v tom lepším případě) či dokonce infarkt (v tom horším) za pochvalu od šéfa vážně nestojí.

Hoďte všechno za hlavu a v duchu si řekněte 3 zlatá pravidla:

• co můžeš udělat dnes, odlož na pozítří a získáš dva dny volna,
• práce neuteče, nemá nožičky,
• rozčiluj se jen do výše svého platu.

Podobné články

8 minut čtení

10 + 1 tip, jak se rychle zbavit únavy v práci

Usedáte ráno k práci celí čilí, dopoledne vám jde ještě vše pěkně od ruky, ale kolem poledne a odpoledne už pociťujete výrazný útlum své produktivity? Pokud řešíte podobnou věc jednou za čas, není důvod k panice, protože jste se pravděpodobně jen špatně vyspali, popřípadě jste měli v předešlých dnech na práci více věcí, než jste zvyklí, a vaše tělo už si zkrátka řeklo: “dost”. Je-li však podobná únava vaším denním chlebem a to třeba i ve větší míře, máte solidní problém a je proto nejvyšší čas s tím něco začít dělat. A my se vám v následujících řádcích pokusíme poradit, co by to mělo být.

Celý článek »