AI nástroje pro úsporu tisku a práci s dokumenty: Jak vám pomohou OCR a umělá inteligence?
Umělá inteligence dnes dokáže generovat obrázky, psát texty nebo analyzovat data. Stále častěji se ale prosazuje i v podstatně méně nápadné oblasti, kterou je práce s dokumenty. Právě zde vám přitom dokáže ušetřit nejen čas, ale také papír a náplně do tiskárny. Díky kombinaci OCR a moderních AI nástrojů totiž nemusíte každý delší dokument automaticky tisknout celý, jak bylo dříve potřeba. V dnešní moderní době jej totiž můžete snadno převést do digitální podoby a následně pomocí AI zanalyzovat, shrnout a teprve potom se rozhodnout, které informace skutečně potřebujete na papíře. Že nevíte, o čem je řeč? V následujících řádcích vám v tom uděláme jasno.
OCR je prvním krokem k chytrému zpracování dokumentů
Základem práce s papírovými dokumenty je OCR neboli optické rozpoznávání znaků. Tato technologie dokáže rozpoznat text například z naskenovaného dokumentu a převést jej do podoby, se kterou lze dále pracovat. OCR sice samo o sobě není generativní umělá inteligence, v kombinaci s ní ale získává podstatně širší možnosti.
Moderní zpracování dokumentů tedy rozhodně nekončí jejich naskenováním. Například systémy označované jako IDP (Intelligent Document Processing) dokážou rozpoznávat strukturu dokumentu, získávat z něj konkrétní informace, automaticky jej klasifikovat nebo umožnit rychlé vyhledávání v jeho obsahu. V praxi tak lze zpracovávat faktury, smlouvy, formuláře, reporty, korespondenci i další dokumenty.
Tip: Dnešní moderní doba se netočí jen kolem umělé inteligence, ale i kolem mobilních telefonů, ve kterých je už AI hluboce integrována. Věděli jste ale, že i z mobilů lze jednoduše tisknout? Pokud ne, náš návod vám v tom udělá jasno.
Než dokument vytisknete, nechte jej shrnout
Ještě zajímavější možnosti pak nabízí generativní AI typu ChatGPT, Google Gemini a tak podobně. Představte si například padesátistránkový report, ze kterého vás zajímá jen několik konkrétních informací. Místo automatického odeslání celého souboru na tiskárnu můžete AI požádat o jeho shrnutí, vyhledání důležitých pasáží nebo třeba vytvoření seznamu nejpodstatnějších bodů.
Následně se můžete rozhodnout, zda potřebujete dokument vůbec tisknout a pokud ano, často postačí jen několik relevantních stran nebo vytvořené shrnutí. Právě zde může AI pomoci se skutečnou úsporou tisku tím, že pomůže snížit počet stránek, které vůbec vytisknete, a tedy i spotřebu náplní do tiskárny. Samozřejmě je ale třeba její výstup vždy řádně zkontrolovat, aby vše odpovídalo přesně tomu co od ní očekáváte. Super je pak to, že pokročilé AI systémy už zvládají také automatickou extrakci konkrétních údajů nebo klasifikaci dokumentů, díky čemuž se tak z nich stávají o to víc užiteční pomocníci.
Tip: Šetřit náklady za tisk lze samozřejmě i jinak než jen využitím umělé inteligence. Pokud vás zajímá, jak na to, pomůže vám náš článek 9 rad, jak ušetřit náklady na tisk, ve kterém se právě možnostem úspor věnujeme.
AI dokáže pomoci i se samotnou přípravou tisku
Umělá inteligence se ale postupně dostává také přímo do tiskových pracovních postupů. V profesionálním prostředí existují řešení schopná například přečíst požadavek na tisk zaslaný e-mailem, získat z něj důležité parametry a automaticky připravit tiskovou úlohu. AI asistenti se objevují rovněž v programech pro předtiskovou přípravu, kde pomáhají automatizovat rutinní činnosti.
Pro běžného uživatele je nicméně samozřejmě mnohem důležitější jejich základní využití v čele s výše zmíněnými souhrny, které dokáží snížit spotřebu materiálu pro tisk. Před tiskem dlouhého dokumentu si proto nechte vytvořit shrnutí, zjistěte pomocí AI, na kterých stranách jsou potřebné informace, a tiskněte jen to, co skutečně využijete. U firem, škol nebo domácností, kde se tiskne pravidelně, se totiž mohou i malé úspory postupně nasčítat.
Tyto tiskárny vám skvěle poslouží (nejen) pro tisk AI souhrnů textu
- 19%DAYS
Canon PIXMA/MG2551S/MF/Ink/A4/USB
Skladem > 20 ks
- 19%DAYS
Canon PIXMA/MG2556S/MF/Ink/A4/USB
Skladem > 20 ks
- 4%DAYS
Brother HL-L2402D (30 str., USB 2.0, duplex)
Skladem 16 ks
- 16%DAYS
BROTHER tiskárna laserová mono HL-1110E - A4, 20ppm, 600x600, 1MB, GDI, USB 2.0, bílá
Skladem 10 ks
- 54%DAYS
HP ENVY/6120e/MF/Ink/A4/WiFi/USB
Skladem 10 ks
- 28%DAYS
Canon PIXMA TS7750I - PSC/Wi-Fi/WiFi-Direct/Duplex/1200x1200/USB/ADF
Skladem > 20 ks
- 15%DAYS
BROTHER tiskárna laserová mono HL-1112E - A4, 20ppm, 600x600, 1MB, GDI, USB 2.0, černá
Skladem 20 ks
- 12%DAYS
BROTHER tiskárna laserová mono HL-1112E - A4, 20ppm, 600x600, 1MB, GDI, USB 2.0, černá - Použité
Skladem 1 ks
- 8%DAYS
MAXIFY MB2150 ink mtf WiFi duplex CANON
Skladem 1 ks
- 14%DAYS
PIXMA TS705A inkoustová Wifi BK CANON
Skladem 19 ks
- 47%DAYS
HP LaserJet/M234d/MF/Laser/A4/USB
Skladem 20 ks
Je však dobré pamatovat na tři věci. Jak už zaznělo výše, výstup OCR ani AI nemusí být stoprocentně přesný, a proto je potřeba důležité informace před dalším použitím zkontrolovat. Stejně tak zvažte, jaké dokumenty nahráváte do cloudových AI služeb, zejména pokud obsahují osobní, firemní nebo jinak citlivé údaje. Třetí věcí, nebo možná spíš tipem, je pak tvorba opravdu komplexního, přesného zadání nebo chcete-li promptu pro AI. Aby vám totiž AI poskytla skutečně dobrý výsledek, je nejprve třeba jí zjednodušeně řečeno dokonale vysvětlit, co po ní vlastně přesně chcete. Jedině tak vám následně dokáže nabídnout výsledek, který dává smysl.
Jak tedy můžete sami vidět, nástup AI rozhodně neznamená konec klasického tisku, ale naopak jeho vyvinutí do modernější podoby. Umělá inteligence totiž může nově pomoci rozhodnout, co má skutečně smysl vytisknout, a omezit zbytečné stránky ještě předtím, než tiskárna vůbec začne pracovat.
Skvělé počítače, které vám umožní využití AI nástrojů pro práci s textem lze zakoupit zde
Medailonek autora
Jiří Filip
Dlouholetý šéfredaktor magazínů Letem světem Applem a Jablíčkář.cz, technický redaktor magazínu Zboží.cz, editor blogu TonerPartner, technologický nadšenec, hračička a recenzent v jedné osobě. Kromě zkoumání high-tech vychytávek dnešní doby ale i milovník vaření, výletů do přírody, rodiny a sportu, zejména toho týmového. Více informací o něm najdete na jeho LinkedIn.
Podobné články
4 minuty čtení
Jak tisknout z mobilních zařízení: Průvodce pro začátečníky
Zabudované fotoaparáty ve smartphonech už téměř nahradily kompaktní foťáky. S rostoucím prostorem vnitřní paměti a zvyšováním operačního výkonu se z chytrých telefonů stávají plnohodnotné pracovní nástroje, které nezřídka suplují přenosné počítače. Není divu, že poptávka po tisku přímo z mobilů a tabletů, roste. Pojďte si přečíst více o tom, jak tisknout z mobilních zařízení.
Celý článek »
6 minut čtení
9 rad, jak ušetřit náklady na tisk
Nezáleží na tom, jestli tisknete v kanceláři nebo doma, často nebo jen občas – vždy se vyplatí zamyslet nad tím, jak tisknout chytřeji a levněji. Proto jsme spojili síly a připravili pro vás devět praktických tipů, které vám pomohou snížit náklady a zároveň šetřit životní prostředí. Stačí pár jednoduchých změn a vaše peněženka (i planeta) vám poděkují!
Celý článek »